Gouvernance de la Gestion Électronique des Documents (GED) : de la stratégie à la mise en œuvre

Gouvernance de la Gestion Électronique des Documents (GED) : de la stratégie à la mise en œuvre

• Analyser l’existant ;
• Identifier les risques documentaires ;
• Cartographier les fonds documentaires ;
• Comprendre les enjeux de la gouvernance documentaire ;
• Distinguer GED, archivage électronique et gestion des processus ;
• Définir les rôles et les responsabilités des acteurs et des intervenants ;
• Organiser le cycle de vie des documents ;
• Elaborer les outils de gestion 
• (Charte d’archivage - plan de classement - calendrier de conservation…)
• Définir une politique de métadonnées
• Comprendre les principes d’indexation documentaire
• Comprendre le fonctionnement de l’OCR ;
• Modéliser un workflow documentaire ;
• Définir les critères de choix d’une solution GED ;
• Conduire le changement auprès des utilisateurs ;
• Mettre en place les indicateurs de performance.

Module 1

Enjeux de la gouvernance

• Pourquoi maitriser et gouverner les documents ?
• Les risques ;
• Les bénéfices ;
• Les obligations règlementaires

Atelier : Diagnostic de maturité documentaire de son administration

Module 2

Cadre juridique et normatif

• Loi 69-99 sur les archives 
• Loi 09-08 
• Loi 31-13 
• Loi 55-19 
• Loi 43-20 
• Décrets relatifs à la transformation numérique 
• Normes

Module 3

Organisation documentaire

• Gouvernance 
• Comités
• Correspondant GED 
• Archiviste 
• Producteurs 
• Utilisateurs 
• Responsabilités

Atelier : Cartographie des responsabilités.

Module 4 : Cycle de vie documentaire

• Création 
• Validation 
• Diffusion
• Utilisation
• Conservation
• Elimination

Atelier : Cartographie d’un dossier administratif

Module 5 : Les outils de gouvernance

• Charte d’archivage physique - numérique
• Plan de classement
• Calendrier de conservation = tableau de gestion
• Procédures de gestion : transfert – élimination – accès communication…

Atelier : 

• Proposer un plan de classement et un calendrier de conservation selon les structures 
• Représentées
• Proposer la durée de conservation des dossiers et des actifs informationnels

Module 6 : Numérisation et transformation digitale.

• Préparation des documents 
• Numérisation 
• OCR 
• Contrôle qualité 
• Indexation 
• Signature électronique 
• Copie fidèle 
• Valeur probante
• Analyse des parties prenantes

Module 7 : Choisir une solution GED

• Traitement organisation physique des documents ;
• Workflow documentaire ;
• Critères fonctionnels techniques ;
• Mise à jour Sécurité Entretien et Mise à jour.

Atelier

• Elaborer un cahier de charges simplifié GED.
• Indexation documentaire (BO Marchés publics dossiers RH …).
• Elaborer une feuille de route GED :
• (Vision – objectifs -priorités – actions – calendrier -  budget –acteurs – risques – indicateurs - livrables

Module 8 : Conduite du changement

• Communication 
• Formation sensibilisation 
• Pilotage et accompagnement
• Gestion des résistances
• Gestion des risques

Atelier : Construire un plan de conduite de changement.

Module 9 : Pilotage et amélioration continue

• Tableaux de bord
• Indicateurs à suivre
• Nombre de documents
• Temps de recherche
• Délai de traitement
• Taux de numérisation
• Respect des outils de gestion
• Taux de satisfaction des usagers
• Audit documentaire
• Contrôle qualité
• Maturité documentaire
• Amélioration continue

Atelier

• Construire un tableaude bord de pilotage
• Construire les indicateurs de suivi selon son administration et ses activités